e-Arşiv Nedir?
e-Arşiv, fiziksel olarak düzenlenmesi ve kayıt altında tutulması gereken faturaların, elektronik ortama aktarılması, iletilmesi ve muhafaza edilmesi uygulamasıdır. e-Arşiv uygulaması, 433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. NetBT tarafından sunulan hizmetler sayesinde e-Arşiv fatura uygulamamızı SAP entegrasyonu ile birlikte kullanabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura
E-arşiv fatura size birçok maliyette tasarruf sağlayan bir uygulamadır. Basım maliyeti, gönderme maliyeti ve arşivleme maliyeti yoktur. E-arşiv fatura uygulaması özellikle otomatik veri kaydı ile hata oranını minumum seviyeye indirmektedir. Bu özellik aynı zamanda faturaların silinme ve kaybolma durumunu da engellemektedir. Elektronik arşiv uygulaması sayesinde alınan ve iletilen bütün faturalar kaydedilmektedir. E-arşiv fatura standartları Maliye bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. Elektronik arşiv sistemi ; faturaların elektronik ortama taşınması, muhafaza edilmesi, ibrazı ve GİB’e raporlanmasını içeren bir uygulamadır.
e-Arşiv Fatura Zorunluluğu Nedir?
- e-Fatura mükellefi olan herkes e-arşiv faturaya geçmek zorundadır.
- Tek bir iş günü içerisinde vergi zorunluluğu olan kişilere KDV dahil 5 bin Tl üstünde fatura düzenliyorsanız
- Yine tek bir iş günü içerisinde vergiye tabi olmayan kişilere 30 bin Tl ve üstünde fatura düzenliyorsanız
- 22 Ocak 2022 tarihinde yayınlanan GİB tebliğ ile vergi zorunluluğu olanlara kesilecek fatura tutarı 2000 TL’yi geçmesi durumunda, vergi zorunluluğu olmayan alıcılara kesilecek faturanın 5000 TL’yi aşması durumunda e-arşiv fatura kesilmesi gerekecek.
e-Arşiv Özellikleri Nelerdir?
- Muhasebe süreçlerinin performansında hız ve zaman kazandırır. Ayrıca muhasebe yazılımları alanını destekler niteliktedir.
- Elektronik ortamdaki faturaların denetimini ve takibini kolaylaştırır.
- ERP bağımsız NetBT e-Arşiv Portal sisteminde kullanım sağlar.
- Kağıt fatura basma ve gönderme maliyetini ortadan kaldırır.
- Operasyonel etkinliği ve verimliliğini arttırır.
- e-Arşiv SAP entegrasyonu ile birlikte kullanılabilir.
- Arşivleme maliyetini azaltır.
- Daha yeşil bir yaşam alanı sunar.
- Gelir idaresi başkanlığı özel entegratörü ile birlikte kullanılabilir.
GİB e-Arşiv Tebliği
- 2018,2019 veya 2020 hesap dönemleri için 5 milyon TL ve üzeri
- 2021 hesap devirleri için 4 milyon TL ve üzeri
- 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Arşiv fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
- Gayrimenkul, motorlu taşıt, inşaat işleri , imal, alım-satım işleri veya kiralama gibi işlerle meşgul olanlar ile bu işlemlere aracılık yapan mükelleflerden brüt satış hasılatı 2020 veya 2021 hesap devirleri için 1 milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Arşiv fatura uygulamasına geçmek zorundadır.
- İnternet sitelerinde ya da diğer tüm elektronik ortamlarda ürün veya hizmet satışı yapan mükelleflerden, brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı); 2020 veya 2021 hesap dönemleri için 1 Milyon TL ve üzeri olanlar 1/7/2022 tarihine kadar e- fatura uygulamasına geçecekler.
e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
e-Arşiv fatura kesmenin 3 farklı yöntemi mevcuttur. Bu yöntemler başlıca; GİB portal, entegrasyon ve özel entegratör yöntemleridir. Birinci yöntem olan GİB e-arşiv portal yöntemi en çok kullanılan yöntemlerden birisidir. GİB portal yöntemini kullanmak için sisteme giriş yaptığınızda e-arşiv portal giriş ekranı sayfası ile karşılaşacaksınız. Bu ekrana girdiğinizde gerekli bilgileri doldurup giriş yapmanız yeterlidir. Ayrıca E-arşiv fatura portal kullanımı için herhangi bir başvuru yapmanıza ve mali mühür kullanmaya ihtiyacınız yoktur. Faturalarınızı bu yöntem ile kolay bir şekilde kesebilirsiniz. Entegrasyon yönteminde ise firma e-Arşiv fatura kesmek için bir sisteme sahip olmalıdır ve tüm işlemleri kendisi yapar. Ayrıca sistemlerini GİB’e onaylatmak zorundadırlar. Özel entegratörlük yönteminde ise firmanın hiçbir şey yapmasına gerek yoktur. Bu yöntemde özel entegratörler firmaya özel paket seçenekleri sunmaktadır.
Ayrıca NetBT Danışmanlık tarafından hazırlanan “e-arşiv ile ilgili sıkça sorulan sorular” isimli dosyayı da indirebilirsiniz (PDF)
e-Arşiv Uygulaması Avantajları Nelerdir?
Firmalar e-Arşiv çözümü aracılığı ile operasyonel faaliyetlerinde zamandan ve maliyetten tasarruf sağlarlar. e-Arşiv uygulaması sayesinde; banka hesap özetleri, işletme gelir vergisi beyannameleri, işletme defterleri, muhasebe kayıtları , faturalar ve iptal edilen çekler gibi arşivlenmesi gereken birçok belge muhafaza edilir.
e-Arşiv fatura uygulaması avantajları başlıca;
- e-Arşiv uygulaması sayesinde faturalarınız elektronik ortamda saklandığı için kağıt ve baskı maliyetlerinden kurtulursunuz.
- Muhasebe süreçleri daha hızlı ilerler ve hata oranı en az seviyeye indirgenir.
- e-Arşiv ile daha basit ve ayrıntılı şekilde raporlama yapılır.
- Geçmiş dönem faturalarınıza dilediğiniz zaman erişim sağlayabilirsiniz.
- İnternet bankacılığı işlemlerinizde kolaylık sağlar.
e-Arşiv Hakkında Merak Edilenler
e-Arşiv Uygulaması Nedir?
e-Arşiv, Vergi Usul Kanunu çerçevesi içinde tutulması ve muhafaza edilmesi gereken faturaların elektronik platformlarda saklanmasına yarayan bir uygulamadır.
e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?
e-Arşiv faturasını iptal etmek istiyorsanız, faturayı gönderdiğiniz kişinin veya kurumun bu faturayı reddetmesi gerekir, böylelikle e-Faturanızı e-Fatura iptal portalı üzerinden kolayca iptal edebilirsiniz.
e-Arşiv SAP Entegrasyonu İle Çalışır mı?
NetBT olarak sizlere sunduğumuz e-Arşiv portalımız SAP entegrasyonu ile birlikte çalışmakta ve fatura işleme merkezimizde kullanılabilmektedir.
SAP e-Arşiv Fatura Nasıl Çalışır?
e-Fatura sisteminde bulunan üyeler e-Arşiv portal girişi yapar ve buradan SAP ait tüm bilgiler görüntüleyebilir. Bu süreçte özel bir entegratör kullanmak zorunluluktur. Entegratör ile imzalama ve GİB gönderimi sağlanmalıdır.
e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Arşiv fatura başvurusu 3 farklı yol ile yapılabilmektedir. Bu yöntemler başlıca; GİB portal yöntemi ile e-Arşiv fatura başvuru, Özel entegrasyon yöntemi ile e-Arşiv başvurusu ve bilgi işlem sistemi ile e-Arşiv fatura başvurusudur.
e-Arşiv ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-Arşivde kesilen faturaları elektronik ortamda düzenleyebilir, belgelerinizi elektronik ortamda muhafaza edebilirsiniz. e-Faturada ise sistemde kayıtlı kullanıcılara fatura gönderebilmektesiniz. e-Faturada zaman damgası yoktur fakat e-Arşiv’de belgeler sistemde zamanla saklanmaktadır. e-Arşiv’de dilediğiniz formatı kullanabilirken, e-Faturada UBL-TR formatını kullanmak zorundasınız.
e-Arşivi Kimler Kullanabilir?
Dijital ortamda ürün veya hizmet satışı yapmakta olan ve brüt satış hasılatı 5 milyon lira ve üstünde olan mükellefler e-Arşiv uygulamasına yasal bir zorunluluk olarak geçer. Bununla beraber fatura süreçlerinde zamandan tasarruf etmek isteyen, maliyetlerini azaltmak isteyen ve verimliliğiniz yükseltmek isteyen tüm şirketler e-Arşiv uygulamasından faydalanabilir.