e-Arşiv Nedir?
e-Arşiv, fiziksel olarak düzenlenmesi ve kayıt altında tutulması gereken faturaların, elektronik ortama aktarılması, iletilmesi ve muhafaza edilmesi uygulamasıdır. e-Arşiv uygulaması, 433 Seri Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır.
e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir. NetBT tarafından sunulan hizmetler sayesinde e-Arşiv fatura uygulamamızı SAP entegrasyonu ile birlikte kullanabilirsiniz.
E-Arşiv Uygulaması
E-arşiv uygulaması size birçok maliyette tasarruf sağlayan bir uygulamadır. Basım maliyeti, gönderme maliyeti ve arşivleme maliyeti yoktur. Bununla beraber kolayca yapılabilen ve hızlı işlemlerden oluşur. E-arşiv avantajları özellikle otomatik veri kaydı ile hata oranını minumum seviyeye indirmektedir. Bu özellik aynı zamanda faturaların silinme ve kaybolma durumunu da engellemektedir. E-arşiv uygulamasında alınan ve iletilen bütün faturalar kaydedilmektedir. E-arşiv uygulaması e-fatura ile aynı değildir. Bu değişiklik format ile alakalı değildir. Elektronik ve kağıt fatura anlık bir biçimde alıcıya iletilebilir.
Kimler e-Arşiv Fatura Mükellefidir?
- İnternet üzerinden ürün/hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 Milyon TL ve üzerinde olan mükellefler en geç 01/01/2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.
- EFKS (Elektronik Fatura Kayıt Sistemi) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler, 2014 yılı sonuna kadar faturalama süreçleri ile bilgi işlem sistemlerini, GİB’in tebliğinde yer alan usul ve esaslara uygun hale getirmek zorundadır.
e-Arşiv Özellikleri Nelerdir?
- Muhasebe süreçlerinin performansında hız ve zaman kazandırır.
- Elektronik ortamdaki faturaların denetimini ve takibini kolaylaştırır.
- ERP bağımsız NetBT e-Arşiv Portal sisteminde kullanım sağlar.
- Kağıt fatura basma ve gönderme maliyetini ortadan kaldırır.
- Operasyonel etkinliği ve verimliliği arttırır.
- e-Arşiv SAP entegrasyonu ile birlikte kullanılabilir.
- Arşivleme maliyetini azaltır.
- Daha yeşil bir yaşam alanı sunar.
- Gelir idaresi başkanlığı özel entegratörü ile birlikte kullanılabilir.
GİB e-Arşiv Tebliği
- 2017 ve müteakip hesap dönemi brüt satış hasılatı 5 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflere Gelir/Kurumlar Vergisi Beyannamelerinin verildiği tarihi izleyen hesap dönemi başından itibaren e-Arşiv Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu getirilmiştir.
- e-Fatura ve e-Arşiv uygulamalarına kayıtlı olmayan mükelleflerce aynı günde aynı kişi veya kurumlara düzenlenen faturaların vergiler dahil toplam tutarının 50.000 TL’yi aşması halinde söz konusu faturaların 1.1.2019 tarihinden itibaren e-Arşiv Fatura olarak düzenleme zorunluluğu getirilmiştir.
- e-Fatura mükellifi olan tüm firmalar e-Arşiv uygulamasına da geçmez zorundadırlar. Ayrıca e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.
e-Arşiv ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
e-Arşiv ile e-Fatura arasında birçok fark bulunmaktadır. Örneğin e-Arşivde kesilen faturaları elektronik ortamda düzenleyebilir, belgelerinizi elektronik ortamda muhafaza etmenizi sağlar, bununla birlikte e-Faturada ise sistemde kayıtlı kullanıcılara fatura gönderebilmektesiniz. e-Faturada zaman damgası yoktur fakat e-Arşivde belgeler sistemde zamanla saklanmaktadır. e-Arşivde dilediğiniz formatı kullanabilirken, e-Faturada UBL-TR formatını kullanmak zorundasınız. e-Arşiv ile e-Fatura arasında böyle farklar bulunmaktadır.
e-Arşive Nasıl Başvurulur?
e-Arşiv başvurusu için üç farklı çeşit vardır. Bunlar; özel entegrasyon yöntemi ile, GİB portal yöntemi ile, bilgi işlem sistemi ile olmak üzere üçe ayrılmaktadır. Özel entegrasyon yöntemi ile başvuru yapmak istiyorsanız özel entegratör izni almalı bu izin içinde başvuru yapmalısınız. Bilgi işlem sistemi ile ise kendilerine ait bilgi işlem sistemini işleten, mükellefler böylelikle sistem üzerinden başvurularını gerçekleştirmektedirler. GİB portal yöntemi ile başvuru yapmak için ise www.earsivportal.efatura.gov.tr adresiden giriş yaparak e-Arşiv başvurusu yapabilirsiniz.
İş Ortaklarımızın Görüşleri
e-Arşiv Hakkında Merak Edilenler
e-Arşiv Uygulaması Nedir?
e-Arşiv, Vergi Usul Kanunu çerçevesi içinde tutulması ve muhafaza edilmesi gereken faturaların elektronik platformlarda saklanmasına yarayan bir uygulamadır.
e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?
E-Arşiv faturasını iptal etmek istiyorsanız, faturayı gönderdiğiniz kişinin veya kurumun bu faturayı reddetmesi gerekir, böylelikle e-Faturanızı e-Fatura iptal portalı üzerinden kolayca iptal edebilirsiniz.
e-Arşiv SAP Entegrasyonu ile Çalışır mı?
NetBT tarafından sizlere sunulan e Arşiv portalımız SAP entegrasyonu ile birlikte çalışmakta ve fatura işleme merkezimizde kullanılabilmektedir.
SAP e-Arşiv Fatura Nasıl Çalışır?
e-Fatura sisteminde bulunan üyeler e-arşiv portal girişi yapar ve buradan SAP ait tüm bilgiler görüntüleyebilir. Bu süreçte özel bir entegratör kullanmak zorunluluktur. Entegratör ile imzalama ve GİB gönderimi sağlanmalıdır.