Peyman’da süreçler NetBT uzmanlığı ile düzenlendi

Peyman Dijital Dönüşüm 4.0 Projesi, NetBT ile bir kez daha önemli ve verimli bir işbirliğini beraberinde getirdi.

Proje kapsamında şirket içinde yürütülen ve insan eforu gerektiren, entegrasyon ihtiyacını ortaya koyan dönüşüm projeleri için ilgili iş birimlerinin talepleri ağırlık kazandı. Bu taleplere verimli yanıt için de uzun zamandır iş birliği içinde bulunulan özel entegratör NetBT ile bağlantı kuruldu. Peyman Bilgi Teknolojileri Müdürü Adem Türkmenoğlu, NetBT ve Peyman BT ekipleri arasındaki ön hazırlık görüşmelerinin detaylarını şöyle anlattı:

“NetBT öncelikle kendi e-dönüşüm çözümleri hakkında iş birimlerimize sunumlar gerçekleştirdi. Bu sunumlarla birlikte iş birimlerine sağlayacağı faydaları belirterek hem fayda/maliyet anlamında hem ilerleyen süreçlerde Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan (GİB) gelecek yeni zorunlulukları karşılayabileceğimiz yetkin bir proje taslağı oluşturarak, bunu iş birimlerimize sundular. BT altyapı odağında bu entegrasyonların nasıl yapılabileceği konusunda bizi yönlendirdiler. Bir proje taslağı çıkarttılar. E-dönüşüm kapsamında e-fatura, e-irsaliye, e-mutabakat, e-defter, elektronik tahsilat, açık bankacılık çözümü olarak da açık hesap özeti olarak tanımladığımız uygulamaları, ayrıca müstahsil, Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS) gibi farklı farklı çözümlerin tamamını 7 ay içinde kurumsal ERP’mizle birlikte entegre hale getirdik.”

Entegrasyon gücü ve uzmanlık hakim

Peyman’ın talepleri paralelinde NetBT, 8 çözümü iş birimlerine sundu. Bu noktada Adem Türkmenoğlu, şu vurguyu yaptı: “NetBT, tüm çözümleri Peyman iş birimlerinin ihtiyaçlarını belirleyerek konumlandırdı ve bunların şirket içinde konumlandırılması noktasında da bize net bir plan sundular.”

NetBT ve Peyman ekipleri arasındaki güçlü iletişim, kapsamlı bir yatırımda kısa zamanda hayat bulan verimi beraberinde getirdi. 8 adet e-dönüşüm projesini içeren yatırım kararının alınması ve tüm bunların canlıya alınması 7 aylık süreyi kapsadı. Tüm bu süreçte Peyman iş birimlerinden geri dönüşler de yakından takip edildi. Entegrasyon yetkinliği bu takip başlığında, doğal olarak, öncelik oldu. Bu geçişin bütününde aslında bir ERP geçişi de yaptıkları gerçeğine dikkat çeken Adem Türkmenoğlu, şu detayı paylaştı: “Bu ERP değişiminin üstüne, söz konusu 8 farklı e-dönüşüm çözümünü, farklı iş birimlerimizle birlikte koordine edip, 7 aylık süre içerisinde canlıya aldık.”

Gerçek veriyi yönetebilmenin avantajları

E-devlet uygulamalarına uyumu ve e-Dönüşümü içeren yatırım, Peyman’da faydalarını göstermekte gecikmedi. Manuel olarak yürütülen ve insan eforuna bağlı kalınan önemli süreçler vardı. Bu başlıkta fatura işleme ve fatura okuma, irsaliyenin gelip faturalanması ya da banka entegrasyonlarının, ki bu başlıkta 16 bankada 160’a yakın hesabın yönetilmesi söz konusuydu.

Diğer tarafta, satış ve lojistik tarafında gelen siparişlerin irsaliyelendirilmesi, irsaliyenin gün içerisinde faturalanması ve faturanın sonucunda da oluşan verinin iş zekası uygulamalarına yansıtılması gerekiyordu. “Biz sıcak satış yapan bir şirketiz. Günde biz yüzbinlerce satır irsaliye ve fatura oluşturuyoruz. Bunun tamamı veri ve tamamının sistemler arasında entegrasyonların olmadığı bir yapıda manuel işlemeniz gerekiyordu” sözleri ile yaşanan sıkıntıları paylaşan Adem Türkmenoğlu, NetBT desteği ile elde ettikleri kurumsal faydaları şöyle anlattı:

“Fiziki olarak aldığınız dökümlerden ve dokümantasyondan kurtuluyorsunuz. Ortalıkta bilgi kirliliği kalmıyor. Sisteme entegre ediyorsunuz ve siparişiniz, irsaliyeniz, e-faturanız günün sonunda banka entegrasyonu ile beraber uçtan uca çözümle ilerliyor. Gerçekten reel veriye, istediğiniz formatta, istediğiniz biçimde ve güvenilir şekilde erişebiliyorsunuz. Bize bu faydaları sağlamış oldu. Yazıcı gibi birçok emtiadan ve bunun getirdiği iş yükünden kurtuluyorsunuz. Bu yatırım, iş süreçlerimizi de hızlandırdı. Üç personelin bir gün boyunca 10 binlerce sayfalık dokümanı işlemesi yerine bunların tamamı otomatik hale getirildi. Süreci robotlarla da destekledik ve gerekli noktalarda entegrasyon yaptık, ERP’den faydalandık. Bu entegrasyonları ve bu dönüşüm projelerini yapmadan önce şirkette herhangi bir satış verisine ulaşmak için bir gün önceki veriye ulaşmaya çalışılıyordu. Oysa şu anda anlık verilerle gün içerisinde bankanızdaki hangi distribütörünüzden ne ödeme gelmiş, ne kadar gelecek planlamanıza varıncaya ve sevkiyatlara kadar bütün sistemleri entegre ettiğiniz için o gün ve haftalık tüm planınızı yapabiliyorsunuz. Çünkü reel veriyi işleyebiliyor ve görebiliyoruz.”

NetBT ile iş birliği, yeni başlıklarda devam edecek

Peyman Bilgi Teknolojileri Müdürü Adem Türkmenoğlu, gerek kamusal gereklilikler ve GİB kararlarına uyum gerekse sürekli gelişen kurumsal ihtiyaçlar paralelinde NetBT ile verimli işbirliğinin devam edeceğini vurguladı. Peyman’ın bu başlıkta NetBT ile iş birliğinin rotasını ise Türkmenoğlu şöyle anlattı:

“2014 yılıyla birlikte e-Dönüşüm önem kazandı. e-Fatura ile başlayan bu süreç, günümüzde kamu ile bağları güçlendirir, kurumlar arasında iletişimi ön plana çıkartırken, asıl önemlisi her şirkette dijital dönüşümü de destekliyor. Kurumsal verimi artıran e-Dönüşüm adımları, teşviklerle güç kazanıyor. Güncel olarak kullandığımız e-arşiv faturalarının sisteme otomatik olarak işlenmesi, özellikle bizim gibi çok paydaşlı ve iş hacmi yüklü olan şirketler için sorun olabiliyor. Bu noktada e-arşive gelen faturaları manuel olarak ya da robotlarla sisteme aktarmak gerekiyor, çünkü bu başlıkta entegrasyon yok. İşte biz de bu entegrasyonların yapılmasını, geliştirdiğimiz süreçlerin entegrasyonu için GİB’den geliştirmeler ve iyileştirmeler odaklı talimatları bekliyoruz. Bu kapsamda yine NetBT’nin bize sunacağı alternatif çözümler önceliğimiz olacak.”